Era Digital Sistem Administrasi Kepegawaian, Pentingkah?

*) Hadi Suwono
Analis Kepegawaian Pertama
Bagian Kepegawaian Universitas Jember


Millenium baru abad 21 telah merambah dan memasuki sistem informasi keadministrasian yang bercirikan penggunaan perangkat-perangkat teknologi informasi. Basis-basis pengolahan data secara administrasi sudah terkonsentrasikan dalam satu sistem terpadu dengan menggunakan teknik operasional teknologi komputer yang memberikan kemudahan-kemudahan kerja-kerja administrasi, semisal terkait dengan penyimpanan database sumber daya manusia (karyawan atau pun pegawai) dalam bentuk digital, contohnya seperti proses kelengkapan administrasi pegawai baru, pengaturan masa pensiun, pengurusan hak-hak pegawai seperti gaji dan pensiun serta fasilitas asuransi kesehatan.
Perkembangan internet, realitas virtual, dan cyberspace telah membawa perubahan besar dan mendasar pada tatanan kehidupan sosial dan budaya dalam skala global, termasuk juga dalam hal sistem informasi manajemen administrasi sebuah perusahaan maupun lembaga pemerintahan. Terkadang proses administrasi dilakukan dengan menggunakan fasilitas kecanggihan teknologi informasi yang bercirikan digitalisasi, seperti mengirimkan file data, transaksi keuangan, sistem pendaftaran mahasiswa, pengiriman aplikasi pekerjaan, pembayaran rekening listrik, telepon, air, pembayaran gaji karyawan baik swasta maupun pegawai negeri, promosi dan penyebaran informasi strategis sebuah lembaga pemerintah dan perusahaan juga menggunakan jasa teknologi digital seperti website, dan juga pengelolaan data base pegawai yang jumlahnya ribuan oleh divisi Human Resources Development atau bagian kepegawaian.
Artikel ini mencoba mengapresiasi dan mengeksplorasi beberapa keluhan dari para dosen muda di lingkungan Universitas Jember, yang kurang mendapatkan informasi tentang kelengkapan administrasi sebagai abdi negara, seperti Kartu Pegawai Negeri Sipil, Kartu Istri (Karis) dan Kartu Suami (Karsu) dan sejumlah PNS yang tidak mempunyai atau bahkan kehilangan Kartu Istri dan Kartu Suami, fungsi dan kegunaannya serta bagaimana prosedur memperolehnya, terlebih lagi dengan keluarnya Peraturan Nomor 7 Tahun 2008.

Era Digital Kelengkapan Adminsitrasi Kepegawaian
Menjawab tantangan tersebut, baru-baru ini Kepala Badan Kepegawaian Negara menerbitkan Peraturan Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu Pegawai Sipil Elektronik yang akan melengkapi Kartu Pegawai yang telah ada. Dalam Perka BKN itu, disebutkan bahwa Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik adalah kartu Identitas Pegawai Negeri Sipil yang memuat data Pegawai Negeri Sipil dan Keluarganya secara eletronik. Sedangkan untuk keluarga PNS, dikenal Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik Tambahan (KPE Tambahan) sebagai kartu identitas untuk suami/istri dari anak yang menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau penerima pensiun sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Menurut Yudantoro (2009), dilihat dari segi penampilan fisik bahwa Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik mencerminkan ciri kedigitalan yang tanggap dengan perkembangan zaman yang bercirikan modernitas teknologi dibandingkan dengan kartu yang lama. Kartu pegawai yang lama berwarna putih, isian identitas hingga saat sekarang masih diketik secara manual, sedangkan KPE bentuk fisiknya seperti Kartu ATM.
Kartu Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Keputusan Kepala Badan Administrasi Kepegawian Negara nomor 066/KEP/1974. Dalam Pasal (1) Kepka BAKN disebutkan bahwa Kepada setiap Pegawai Negeri Sipil Pusat diberikan Kartu Pegawai Sipil. Kartu PNS adalah kartu identitas Pegawai Negeri Sipil, Kartu Pegawai Negeri Sipil selanjutnya di sebut Karpeg diberikan kepada mereka yang telah berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil, atau dengan perkataan lain selama seseorang masih berstatus sebagai calon Pegawai Negeri Sipil, kepadanya tidak diberikan Kartu Identitas Pegawai.
Menurut perundang-undangan bahwa Karpeg berlaku selama yang bersangkutan menjadi Pegawai Negeri Sipil. Artinya, apabila yang bersangkutan telah berhenti sebagai Pegawai Negeri Sipil, maka Karpeg dengan sendirinya tidak berlaku lagi. Pembuatan dan Penetapan Karpeg dilaksanakan secara terpusat oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara, baik bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat maupun Pegawai Negeri Sipil Daerah.
Fungsi Karpeg adalah sebagai identitas pegawai negeri sipil. Sebab dalam kartu pegawai itu terdapat identitas PNS yang bersangkutan, yang terdiri atas nama, tempat dan tanggal lahir, pengangkatan PNS (Tmt), Nomor Identitas Pegawai, Foto, Nomor Keputusan Penetapan Karpeg serta pejabat yang menetapkan Karpeg. Sedangkan dari segi kegunaan, Karpeg merupakan persyaratan dalam pelayanan administrasi kepegawaian, misalnya dalam hal usulan kenaikan pangkat PNS mensyaratkan pencantuman karpeg, tugas belajar dan sebagainya.
Sedangkan proses untuk memperoleh Karpeg, PNS yang bersangkutan mengajukan permohonan kepada bagian kepegawaian di tingkat unit kerja dengan melampirkan persyaratan Fotocopy SK CPNS, Fotocopy SK PNS, Fotocopy STTPL Pra Jabatan dan Foto. Selanjutnya persyaratan tersebut dikirimkan ke Biro Adm. Umum dan Keuangan melalui Bagian Kepegawaian Universitas Jember. Setelah kuota Karpeg, Karis dan Karsu terpenuhi, maka Bagian Kepegawaian akan mengusulkan penerbitannya kepada Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara di Sidoarjo.
Sementara itu Kartu Istri adalah kartu identitas yang menunjukkan bahwa pemegang kartu merupakan istri sah Pegawai Negeri Sipil. Dalam kartu tersebut dicantumkan nama isteri PNS, suami, NIP suami, tanggal perkawinan, nomor seri Karis, Foto istri PNS, dan Pejabat yang menetapkan Karis. Kartu Istri hanya berlaku selama pemegang menjadi istri Pegawai Negeri Sipil.
Kartu Istri tidak berlaku bila suami tidak menjadi PNS lagi, baik karena diberhentikan, perceraian, meninggal atau mencapai Batas Usia Pensiun. Setiap istri PNS diwajibkan untuk memiliki Kartu Istri sebagai bukti identitas yang sah, terutama berhubungan dengan kepentingan pengurusan persyaratan pensiun PNS. Untuk layanan kartu istri, suami (PNS) menyerahkan Laporan Perkawinan Pertama/Kedua/Ketiga dan Daftar Keluarga PNS yang disampaikan kepada Kepala Bagian Kepegawaian.
Kartu suami adalah kartu identitas yang menunjukkan pemegang kartu merupakan suami sah dari seorang PNS perempuan. Persyaratan mengajukan kartu suami adalah mengisi form Laporan Perkawinan Pertama/Kedua/Ketiga kepada Kepala Bagian Kepegawaian disertai Lampiran Daftar Keluarga Pegawai Negeri Sipil. Dalam daftar tersebut dicantumkan identitas Suami, seperti nama, tempat dan tanggal lahir, alamat dan tanda tangan suami yang bersangkutan, sekaligus anak-anak hasil perkawinan. Form isian ini harus diketahui oleh atasan langsung PNS yang bersangkutan, misalnya Kepala Bagian Tata Usaha atau Pembantu Dekan II.

Fasilitas dan Kegunaan Kartu Pegawai Elektronik
Kartu Pegawai Elektronik (KPE) merupakan kartu identitas PNS dan penerima pensiun PNS yang berfungsi multiguna, khususnya untuk pelayanan di bidang kepegawaian dan pengendalian data kepegawaian. Dalam Pasal 11, Peraturan Nomor 7 Tahun 2008 menyebutkan bahwa secara fisik mengulas dimensi KPE ini, misalnya panjang 85,60 mm; lebar 53,98 mm dan Tebal 0,7. Bagian depan KPE berlatarbelakang peta wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang diatasnya terdapat Gambar Burung Garuda Pancasila; Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA; Tulisan KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE); Microchip warna kuning mas; Nama, NIP dan foto pemilik KPE, tempat dan tanggal ditetapkannya KPE. Dalam microchip inilah terdapat data elektronis pemilik KPE, antara lain : berupa otentikasi mengenai data kepegawaian; sidik jari; data keluarga (suami/isteri dan anak); nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang menetapkan KPE.
Sedangkan aplikasi dalam Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik dapat digunakan untuk mengakses beberapa informasi penting, seperti mengenai; (1) Tabungan perumahan, (2) Asuransi Kesehatan; (3) Tabungan Hari Tua dan Pensiun ; (4) Keuangan dan Perbankan dan (5) Fasilitas lainnya. Menurut Yudhantoro (2009), bahwa KPE dapat juga untuk mencatat prestasi dan absensi pegawai. Fasilitas lain yang tidak kalah prestise bahwa KPE bisa juga berfungsi sebagai dompet elektronik, yaitu fasilitas seperti untuk melakukan transaksi pembayaran di berbagai merchant, bank, koperasi, dan sebagai basis pengelolaan dana oleh Bank sebagai cashless society pada kalangan pegawai.
Melihat kelebihan dari Kartu Pegawai Elektronik di era serba digital ini, KPE merupakan pilihan bagi PNS untuk memudahkan layanan dibidang kepegawaian. Bagaimana dengan kesiapan Universitas Jember? tampaknya kita harus proaktif menyongsong KPE ini di era yang serba komputeriasi dan teknologi digital. Sebab Penetapan dan Penggunaan KPE maupun KPE Tambahan berlaku nasional dan pelaksanaannya dilakukan secara bertahap. Sedangkan Kartu Pegawai Negeri Sipil, dinyatakan masih berlaku penggunaannya sepanjang KPE dan KPE Tambahan belum berfungsi secara efektif. Alangkah nikmatnya segala urusan PNS di selesaikan dalam satu kartu mulai pengambilan gaji, pelayanan kepegawaian, pelayanan perbankan dan pelayanan pensiun. Semoga.

Daftar Bacaan
Peraturan Kepala Badan Kepegawian Negara Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu Pegawai Elektronik;

Surat Keputusan Kepala BAKN nomor 066/KEP/1974 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil;

Surat Keputusan Bersama Mendagri dan Kepala BAKN nomor 217 Tahun 1974; Nomor 070/KEP/1974 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Bagi Pegawai Sipil Daerah;

Yudhantoro Bayu W, Dokumentasi dan Sistem Informasi Kepegawaian, materi disampaikan pada Diklat Fungsional Analis Kepegawaian Keahlian Tahun 2009, Badan Kepegawaian Negara



Society pada kalangan Pegawai